O Colibri é um serviço de colaboração à distância destinado à comunidade académica e científica de Portugal, para reuniões, trabalhos de grupo, aulas e tutorias.

Esta plataforma permite o acesso a recursos avançados de partilha, acesso via plataformas móveis e a gravação de sessões.

Para aceder ao serviço clique aqui

Neste manual serão identificados os passos principais para o agendamento e utilização da plataforma no modo “Aula”.

Após aceder ao link disponível acima, existem duas formas de efetuar o login na plataforma: clicando no botão “Entrar” ou “Agendar Reunião”.

De seguida, clicar no botão “Autenticar”

O utilizador terá que informar qual a instituição a partir da qual está a efetuar o acesso. Na caixa de texto poderá escrever “Viana”, selecionar a opção “Instituto Politécnico de Viana do Castelo” e clicar em “Entrar”.

O utilizar terá que inserir os seus dados de acesso institucionais.

A imagem que se segue apresenta o formulário para agendamento da aula.

Neste momento o utilizador terá que preencher os campos necessários para o agendamento da aula.

• Titulo da reunião;
• Dia;
• Hora;
• Duração;
• Proteger reunião com senha de sala;
• Dimensão esperada;
• Tipo de reunião;
• Idioma da reunião.

Na imagem que se segue são apresentadas as opções para selecionar o dia e a duração da reunião.

A seleção do dia é efetuada escolhendo um dia no calendário apresentado e a duração da aula, terá que ser escolhida entre os valores apresentados na lista. Ao definir a duração da aula, deverão ter em conta a duração da aula e os valores disponíveis e colocar sempre um valor superior ao tempo previsto para a aula.

Na imagem abaixo são apresentadas as opções para selecionar a dimensão da plateia que estará a assistir à reunião, o tipo de reunião e o idioma em que decorrerá a reunião.

• Na definição da dimensão da plateia esperada para a aula, o utilizador terá que fazer uma estimativa dos intervenientes, de modo a que sejam preparados os recursos necessários para que a plataforma consiga dar resposta às exigências técnicas necessárias para o tipo de reunião.
  • Pequena - Até 5 participantes;
  • Média - Até 15 participantes;
  • Grande - Até 30 participantes;
  • Auditório - Mais de 30 Participantes

• A definição do tipo de reunião estabelece como é efetuada a interação entre os diversos intervenientes:
  • Trabalho de Casa - Todos os participantes podem falar, apresentar e partilhar conteúdos desde o início da reunião;
  • Reunião - Semelhante ao anterior;
  • Aula - O anfitrião da reunião tem de dar privilégios aos participantes para que estes possam intervir.
  • Outro - Todos os participantes podem falar, apresentar e partilhar conteúdos desde o início da reunião;

• Na definição do idioma, o utilizador terá que escolher entre o idioma Português ou Inglês.

Estando todos os campos preenchidos, basta clicar em “Agendar reunião”.

A imagem que se segue apresenta a confirmação do agendamento e o link de acesso à aula.

Existem vários separadores onde podemos alterar algumas das configurações iniciais do agendamento da aulas. Nas imagens que se seguem são apresentadas as opções que podem ser modificadas.

O envio do link que dá acesso à aula pode ser efetuado diretamente através da plataforma. Este envio pode ser feito de duas formas:

• Registo dos endereços de email dos intervenientes da aula;
• Importação de um ficheiro .csv com os endereços de email dos intervenientes.

Concluído o processo de agendamento da aula é necessário fazer a preparação da mesma, procedendo ao carregamento dos documentos que serão utilizados e alteração, se necessário, do layout a utilizar durante a aula.

Para aceder à preparação da aula basta clicar no separador “Gerir” e de seguida “Preparar reunião”

Clicar em “OK”

Inserir a senha da sala e clicar em “Entrar na sala”

Fechar a mensagem inicial

Layout de administração da aula. Os blocos apresentados neste layout podem ser movimentados ou eliminados consoante as preferências do utilizador.

No primeiro acesso à aula, é apresentado um documento pré-carregado com um pequeno tutorial de utilização da plataforma.

Para proceder ao carregamento dos ficheiros que iremos utilizar na aula temos que parar a apresentação deste documento clicando em “Parar compartilhamento”

De seguida clicamos no botão assinalado na imagem abaixo

Selecionar a opção “Compartilhar documento”

Escolher os documentos a utilizar durante a aula. Os documentos terão que ser carregados individualmente.

Nas imagens que se seguem são apresentadas as opções da barra de menu.

Opção “Ficheiro”

Opção “Layouts”

Opção “Pods”

Opção “Áudio”

Opção ícone “Coluna”

Opção ícone “Microfone”

Opção ícone “Webcam”

Opção ícone “Levantar a mão”

Ao iniciar a aula, o utilizador deverá seguir os seguintes passos:

Ativar o som do microfone. Clicar no icone do microfone e de seguida clicar em “Permitir”.

Ativar a webcam. Clicar no icone da webcam e de seguida clicar em “Iniciar compartilhamento”.

Ao ativar a webcam pela primeira vez, a plataforma irá perguntar se deseja iniciar um complemento que melhora a performance do sistema.

O utilizador não é obrigado a usar este complemento, mas ele é necessário se o utilizador quiser usar a partilha do ambiente de trabalho durante as aulas.

Clicar em “Sim”

Conluída a instalação do complemento será aberta uma nova janela com a área de gestão da aula.

Habilitar a webcam dos participantes da aula

Iniciar a apresentação dos conteúdos da aula.

Existem três opções para a partilha de conteúdos:

• “Compartilhar minha tela” - Partilha do ambiente de trabalho ou uma janela específica do utilizador;
• “Compartilhar documento” - Partilhar documentos (PPT, PPTX, PDF, JPEG, JPG, PNG, SWF)
• “Compartilhar quadro branco” - Partilha de uma tela em que o utilizador poderá desenhar livremente.

Na partilha de tela existem três opções:

• “Desktop” - O Ambiente de trabalho;
• “Applications” - Uma aplicação que esteja iniciada no computador do utilizador;
• “Windows” - Uma janela específica de uma aplicação.

Por exemplo, para partilhar uma página aberta no browser “Google Chrome”, selecionamos o separador “Applications”, colocamos um visto na aplicação e clicamos em “Share”.

No monitor do utilizador ficará visível a aplicação selecionada e por cima desta, uma área para gestão da aula.

Durante a apresentação a área de gestão ficará minimizada bastando clicar em cima do ícone mais à esquerda para visualizar novamente todas as opções. Para parar a partilha do ambiente de trabalho basta clicar em “Parar compartilhamento”.

À semelhança do procedimento efetuado para a preparação da aula, clicamos em “Compartilhar documentos” e escolhemos a opção “Arquivos carregados”. Desta forma serão listados todos os documentos previamente carregados.

Nota: Durante a aula o utilizador ainda pode carregar novos documentos para a plataforma.

Assumindo um documento .pdf, o utilizador poderá navegar pelo mesmo como se estivesse a visualizar um ficheiro no formato pdf. No fundo da janela do documento aparece uma barra de navegação para auxiliar a manipulação do documento.

Ao colocarmos o rato no topo da janela onde está apresentado o documento, visualizamos mais uma barra que nos permite as seguintes opções:

• parar a partilha do documento;
• colocar um ponteiro no documento de modo a assinalar algum ponto específico;
• executar uma ferramenta de desenho que nos permite desenhar sobre o documento;
• colocar o documento no modo “Ecrã inteiro”.

O quadro branco, como o próprio nome indica, é uma tela branca em que o utilizador pode desenhar ou escrever livremente.

A gestão dos participantes é muito simples. Existe no layout de gestão da aula um bloco chamado “Participantes” em que são apresentados os utilizadores que são “Gestores” ou “Apresentadores” da aula e os que são apenas “Participantes”.

Para realizar alguma ação sobre um dos participantes basta colocar o ponteiro do rato sobre o nome do participante e serão apresentadas as opções disponíveis.

Para que um participante possa intervir na aula terá que pedir autorização. O utilizador será então notificado que existe um participante que “Levantou a mão”.

Nesse momento o utilizador terá que decidir se dá a palavra ao participante da aula ou se rejeita o pedido efetuado.

Quando o participante terminar a sua intervenção na aula o utilizador terá que “Desabilitar o microfone” do participante para que não haja interferência na tempo restante da aula.

A plataforma permite a gravação da aula para consulta ou exibição futura.

A gravação da aula é efetuada na opção de menu “Reunião” » “Gravar reunião…”

De seguida é pedido ao utilizador uma designação para a gravação.

Quando a gravação é iniciada, é apresentada no canto superior direito uma mensagem a informar que a sessão está a ser gravada. Nesta mensagem existem dois botões que permitem efetuar uma pausa na gravação ou terminar a gravação da aula.

Durante a gravação apenas fica visível no layout da plataforma um ícone vermelho a informar que a sessão está a ser gravada.

Para terminar a gravação o utilizador terá que clicar no ícone vermelho e selecionar “Parar gravação”. A gravação da aula ficará disponível na área pessoal do utilizador.

Para o utilizador dar a aula como terminada terá que aceder a “Reunião” » “Encerrar reunião…”

De seguida o utilizador terá que escrever uma mensagem a informar que a aula está terminada e clicar em “OK”.

Para finalizar será apresentada a informação sobre o encerramento da aula. Esta mensagem também será apresentada aos participantes da aula.